Die digitale Rechnung hilft Arztpraxen, Patienten und der Umwelt.
Abrechnungen in Arztpraxen, sollten online erstellt und versendet werden. Für die Umwelt, zur Kostenreduktion und zur Imageförderung. Neben deutlichen Einsparungen für die Praxis, wird auch die Zufriedenheit der Patienten, der Praxismitarbeiter und nicht zuletzt dient sie der Nachhaltigkeit, dem Umwelt- und Klimaschutz
Vorteile digitaler Rechnungslegung als PDF-Dokument*:
- Zeitersparnis: Ausdrucken, Vorbereitung für die Postzustellung entfallen. Keine Wege zur Post oder zum Briefkasten.
- Kostenersparnis: Portokosten, Papier- und Druckkosten entfallen. Energieeinsparung durch verminderte Druckerlaufzeiten. Die Rechungen werden digital als PDF versendet
- In Praxis-Management Systeme können heute bereits digitale Rechnungen erstellt und per e-mail als PDF versendet werden.
- die Digitalisierung von Rechnungen erleichtern die Aufbewahrung und Archivierung.
- Erleichterung auch für die Patienten. Exchange Programme und moderne Cloud Lösungen machen die Archivierung von PDF Dokumenten einfach. Durch sogenannte Share-Funktionen können Dokumente passwortgeschützt geteilt werden.
- Digitale Schnittstellen zu Versicherungen, Steuerberatern machen Briefverkehr überflüssig.
Versicherungen bieten heute Apps oder Webseiten, die es erlauben Arztrechnungen per PDF einzureichen. - Eine Wiederaufrufen der Rechnung ist jederzeit möglich. Das Archivieren und das Ablegen von Papierdokumenten entfällt, – Zeitersparnis –
- Das Image der Praxis wird gestärkt. Die Praxis gilt als modern aufgestellt, sie geht mit der Zeit
- viele Patienten erwarten heute digitale Rechnungen, da sie es bereits aus anderen Bereichen kennen und sie auch der Umweltgedanke trägt.
- Umweltschutz: Die Reduktion von Papier und unnötigen Wegen, Feinstaubausstoß von Druckern, hilft der Umwelt und der CO2 Reduktion.
Achtung: Die Zusendung von Rechnungen an Patienten erfordert die schriftliche Einverständniserklärung der Patienten. Dazu sollte dem Patienten ein entsprechendes Formular vorgelegt werden. Die Einverständniserklärung kann digital unterschrieben werden. Auch beim Versand sollte der Datenschutz, die Verschlüsselung von e-mails Beachtung finden. Hier gibt es verschiedene Anbieter, die zertifiziert sind und den sicheren Versand von Arztrechnungen gewährleisten.
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Digitale Rechnungen müssen in einem Format verändern werden, das nicht verändert werden kann. PDF (Portable Document Format) ist als das allgemein bekannte Format. Meist bietet die Praxis-Software bereits eine Möglichkeit Dokumente, Rechnungen, Arztberichte als PDF zu erstellen. Sollte das nicht so sein, können auch über die Druckerfunktion des Computers PDF erstellt werden.